Versicherungsagentur gründen oder übernehmen: Was im ersten Jahr über den Erfolg entscheidet

Ob und zu welchen Bedingungen ein Bestand übertragen wird, entscheidet im Exklusivvertrieb der Versicherer. Dieser Beitrag setzt danach an: bei der Frage, wie du die ersten 90 Tage, das erste Jahr und die ersten drei Jahre als Inhaber gestaltest.

Übernahme: Den Bestand kennenlernen und den Betrieb sichern

Mit einer Übernahme bekommst du Kunden, die bereits betreut werden. Deine erste Aufgabe ist deshalb, den Betrieb ohne Bruch weiterzuführen. Die Kunden sollen ihre Anliegen weiterhin gelöst bekommen, von deinem Team und von dir, mindestens in der gleichen, besser in einer höheren Qualität als bisher. Parallel lernst du den Bestand kennen: Wer sind die Kunden, was erwarten sie, welche passen zu dem Geschäftsmodell, das du aufbauen willst?

Der Bestand bringt dir einen finanziellen Vorteil, den eine Gründung nicht hat: die Bestandspflegeprovision. Sie wird für die laufende Betreuung gezahlt, also für die fachliche Frage, die Adressänderung, die neue Bankverbindung oder die Begleitung im Schadenfall, auch wenn daraus kein Abschluss entsteht. Sie fließt mit den Beiträgen der Kunden, je nach Vergütungsmodell und Zahlweise. Bei jährlicher Zahlweise ist das die Hauptfälligkeit des Vertrags, im Gewerbegeschäft häufig gebündelt zum Jahresbeginn. Das hat eine Folge, die man kennen sollte: Kündigt ein Kunde, läuft sein Vertrag meist bis zum Ablauf weiter, und die Bestandspflegeprovision fällt erst mit der nächsten Fälligkeit weg. Abwanderung zeigt sich deshalb erst Monate später in den Zahlen. Verfolge deshalb von Anfang an die Kündigungen und Kundenkontakte selbst. Sie zeigen dir früher als jede Abrechnung, ob der Bestand stabil bleibt.

Bei einer Übernahme triffst du außerdem Entscheidungen, die deine Kosten für Jahre bestimmen. Du entscheidest, ob du in den bisherigen Räumen bleibst. Ein bestehender Mietvertrag geht dabei nicht automatisch auf dich über: Du schließt einen neuen ab oder übernimmst den alten mit Zustimmung des Vermieters, und manchmal gehören die Räume dem bisherigen Inhaber. Beim Personal hast du ebenfalls Spielraum: das gesamte Team, einen Teil oder zusätzlich neue Mitarbeiter. Übernimmst du Büro und Team als Einheit, kann arbeitsrechtlich allerdings ein Betriebsübergang vorliegen, und die Arbeitsverhältnisse gehen mit allen Rechten auf dich über. Lass das vor deiner Zusage prüfen. Jede dieser Entscheidungen gehört in die Planung, bevor du sie triffst. Mehrere Inhaber, mit denen ich spreche und die eine Agentur übernommen haben, stellen ihr Team in den ersten Jahren gezielt neu auf: mit neuen Einstellungen, neuen Zuständigkeiten und klareren Rollen. Das gelingt leichter, wenn du von Anfang an weißt, welches Team dein Zielbild braucht.

Ein Vorteil, den viele unterschätzen: Was in den Beratungssystemen zu einem Kunden dokumentiert ist, kann dir für die weitere Betreuung helfen, sofern der Datenschutz eingehalten ist. So hast du schon vor dem ersten Gespräch eine Grundlage.

Neugründung: Sichtbar werden und Kunden gewinnen

Bei einer Neugründung beginnst du auf der grünen Wiese. Es gibt keinen Kundenstamm, um den du dich kümmern musst, und damit auch keine Bestandspflegeprovision. Einnahmen entstehen erst, wenn Verträge abgeschlossen werden.

Deine Haupttätigkeit in den ersten 90 Tagen ist deshalb, sichtbar zu werden. Du brauchst eine klare Antwort auf die Frage, warum jemand mit dir zusammenarbeiten sollte. Mit dieser Antwort sprichst du Menschen an, gehst in die Akquise und gewinnst die ersten Kunden. Anders als bei einer Übernahme lernst du jeden Menschen selbst kennen: sein Umfeld, seinen Bedarf, seine Haltung zu Versicherungen. Das kostet Zeit, gibt dir aber die Möglichkeit, deinen Bestand von Anfang an so aufzubauen, wie er zu deinem Geschäftsmodell passt.

Zuschüsse richtig einplanen

Für beide Wege gibt es bei den Versicherern unterschiedliche Modelle, mit denen der Start unterstützt wird. Bei einer Neugründung kann ein Zuschuss höher ausfallen als bei einer Übernahme, pauschal sagen lässt sich das aber nicht, denn die Modelle sind sehr individuell. Ein Zuschuss gehört in deinen Liquiditätsplan. Der Plan sollte aber auch zeigen, ab wann die Agentur ohne ihn auskommt.

Was beide Wege brauchen: Ein Plan über drei Jahre

Am Anfang landet alles bei dir: Kunden kennenlernen, dich weiter qualifizieren, wenn du die Gesellschaft gewechselt hast, das Büro einrichten, Personal führen oder finden, Marketing, Abläufe. Alles ist wichtig, und vieles wirkt dringend. Prioritäten zu setzen fällt in dieser Phase besonders schwer. Ein Plan, der vom Ziel in drei Jahren rückwärts bis zu den ersten 90 Tagen reicht, hilft dabei, das Wichtige vom Lauten zu trennen.

Jede Ebene braucht zwei Arten von Zielen. Qualitative Ziele beschreiben, was erledigt sein soll, etwa alle Kunden besucht, den Standort eingerichtet oder Personal eingestellt. Quantitative Ziele beschreiben Produktion und Umsatz. Beide wirken nur, wenn du sie regelmäßig kontrollierst und den Plan anpasst, wenn die Wirklichkeit davon abweicht. In der Startphase lohnt ein kürzerer Takt als später im laufenden Betrieb. Bei einer Gründung gilt das besonders: Ohne finanzielles Polster entscheiden die Umsatzziele darüber, ob die Agentur überhaupt tragfähig wird.

Liquidität: Vom Jahresziel bis zum einzelnen Termin

Der Liquiditätsplan ist bei Gründung und Übernahme gleich wichtig. Auf der Einnahmenseite stehen für eine Agentur vor allem Provisionen. Die Bestandspflegeprovision hängt von der Größe deines Bestands ab, bei einer Übernahme weißt du deshalb recht genau, womit du rechnen kannst. Die Abschlussprovision erhältst du, wenn ein Kunde einen Vertrag abschließt. Dafür planst du, welche Ziele du erreichen willst und welche du erreichen musst, damit der nötige Umsatz entsteht. Daraus leitest du ab, wie viele Abschlüsse du jede Woche oder jeden Monat brauchst, und mit einer Annahme zu deiner Abschlussquote, wie viele Termine dafür nötig sind. So wird aus einem Jahresziel eine Zahl, die du jede Woche steuern kannst.

Auf der anderen Seite stehen alle Kosten, und ungeplante Ereignisse können zusätzliche Investitionen erfordern. Fehlt dann die Liquidität, wird es schnell existenziell. Mit Personal kann es so weit kommen, dass du Gehälter nicht zahlen kannst, und das setzt eine Abwärtsspirale in Gang. Gründest du allein, geht es um deine eigenen Rechnungen und deinen Lebensunterhalt. Für die Liquidität deiner Agentur bist du als Unternehmer selbst verantwortlich. Sie gehört deshalb neben die Produktionsziele in jede Planungsrunde.

Die Checkliste: Auch die banalen Punkte

Neben dem Plan brauchst du eine Checkliste, und zwar eine, in der auch die scheinbar banalen Dinge stehen. Gerade sie gehen im Trubel des Starts unter und kosten später Zeit, Geld oder Nerven. Wer früh festhält, was erledigt ist und wer wofür zuständig ist, legt zugleich die Grundlage für ein Team, das nicht jede Frage an den Inhaber richten muss.

Diese Punkte gehören mindestens auf die Startliste. Was nur für einen der beiden Wege gilt, ist gekennzeichnet.

Planung und Finanzen

• Businessplan: Schriftlich, mit Zielbild, Planung über drei Jahre und den Prioritäten der ersten 90 Tage.

• Liquiditätsplan: Wann fließen welche Einnahmen tatsächlich, und wie deckst du die Kosten der Anfangszeit, vor allem das Personal? Berücksichtige bei einer Übernahme, wann die Bestandspflegeprovision im Jahr fließt, und plane bei einer Gründung mit einer Zeit, in der die Abschlüsse noch nicht reichen. Denk auch an die Stornohaftung: Endet ein Vertrag innerhalb der Haftungszeit vorzeitig, kann ein Teil der Abschlussprovision zurückgefordert werden. Eine Rücklage dafür gehört in den Plan.

• Zuschüsse: Kläre, welche Unterstützung dein Versicherer für den Start vorsieht. Die Modelle gestaltet jeder Versicherer individuell. Der Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit kommt nur infrage, wenn du Anspruch auf Arbeitslosengeld hast, und auch dann besteht kein Rechtsanspruch.

• Bank: Geschäftskonto einrichten, Businessplan für das Gespräch bereithalten, Bankvollmachten klären.

• Steuerberater: Früh einbinden, für die steuerliche Anmeldung ebenso wie für Buchhaltung und laufende Auswertungen.

Anmeldungen und Formalien

• Gewerbeanmeldung: Beim Gewerbeamt der Stadt oder Gemeinde. Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt. Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung reichst du elektronisch ein, danach erhältst du deine Steuernummer.

• Handelsregister: Als Einzelunternehmer hängt die Eintragung davon ab, ob dein Geschäft einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert. Eine UG oder GmbH entsteht erst mit der Eintragung.

• Vermittlerregister: Als gebundener Vermittler registriert dich dein Versicherer. Mit eigener Erlaubnis nach § 34d GewO läuft die Registrierung über die IHK.

• Firmierung und Auftritt: Vorgaben deines Versicherers zu Firmierung und Erscheinungsbild beachten.

• Berufsgenossenschaft: Das Unternehmen innerhalb einer Woche nach Gründung anmelden, auch wenn du noch keine Mitarbeiter hast.

• Datenschutz: Die Pflichten aus der DSGVO umsetzen und die Unterlagen deines Versicherers dazu nutzen.

• Gesellschafter: Gründest du mit Partnern, etwa als UG oder GmbH, regle im Gesellschaftervertrag auch den Ernstfall. Was passiert, wenn einem Gesellschafter etwas zustößt, wer führt weiter, und wie trennt ihr euch, wenn die Zusammenarbeit nicht mehr funktioniert? Setze diesen Vertrag mit einem Fachanwalt und deinem Steuerberater auf.

Deine eigene Absicherung

• Krankenversicherung: Gesetzlich oder privat entscheiden und ein Krankentagegeld prüfen, denn eine Lohnfortzahlung gibt es für dich nicht mehr.

• Rentenversicherung: Arbeitest du für einen Auftraggeber und ohne eigene versicherungspflichtige Mitarbeiter, kannst du als arbeitnehmerähnlicher Selbständiger rentenversicherungspflichtig sein. Als Gründer kannst du dich für drei Jahre befreien lassen; damit die Befreiung ab Beginn gilt, stellst du den Antrag innerhalb von drei Monaten. Kläre deinen Status früh mit der Deutschen Rentenversicherung und plane die Absicherung bei Erwerbsminderung mit ein.

• Arbeitslosenversicherung: Eine freiwillige Weiterversicherung musst du innerhalb von drei Monaten nach dem Start bei der Agentur für Arbeit beantragen, wenn du sie willst. Voraussetzung ist unter anderem eine Vorversicherungszeit.

• Betriebliche Versicherungen: Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflicht, Inhalt und Rechtsschutz. Prüfe, was über deinen Versicherer bereits abgedeckt ist.

Standort und Betrieb

• Standort: Mit deinem Versicherer abstimmen und Miet-, Pacht- oder Kaufvertrag prüfen. Bei einer Übernahme gilt: Bleibst du in den bisherigen Räumen, schließt du einen neuen Mietvertrag oder übernimmst den bestehenden mit Zustimmung des Vermieters.

• Büroausstattung und Technik: Früh planen, Vorgaben und Unterstützung deines Versicherers nutzen, Erreichbarkeit vom ersten Tag an sichern.

• Fahrzeug: Kauf, Finanzierung oder Leasing rechtzeitig klären.

• Versorger und Entsorgung: Strom, Gas, Wasser, Internet und Telefon anmelden. Die Entsorgung regeln, einschließlich der datenschutzgerechten Vernichtung von Akten und Datenträgern.

• Abläufe: Wer bearbeitet Post, Anfragen und Schäden, und wie wird das festgehalten?

Kunden und Sichtbarkeit

• Erster Kundenkontakt: Kunden über die Eröffnung oder den Inhaberwechsel informieren, etwa mit einem persönlichen Begrüßungsschreiben.

• Kunden: Wen sprichst du in den ersten 90 Tagen persönlich an, und in welcher Reihenfolge?

• Sichtbarkeit: Erstausstattung, Internetauftritt, bei Bedarf Einträge in Telefon- und Branchenverzeichnissen. Wie erfahren Kunden und Interessenten, dass es dich gibt und wofür du stehst?

Personal

• Planung: Wer übernimmt welche Aufgaben, wer fehlt noch, bis wann besetzt du die Lücke?

• Einstellung: Schriftliche Arbeitsverträge abschließen, vor der ersten Einstellung eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit beantragen, Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden (Minijobs bei der Minijob-Zentrale) und der Berufsgenossenschaft melden.

• Übernahme von Mitarbeitern: Vor der Zusage arbeitsrechtlich prüfen lassen, ob ein Betriebsübergang vorliegt und welche Arbeitsverhältnisse damit auf dich übergehen.

• Arbeitsschutz und Datenschutz: Mit dem ersten Mitarbeiter gelten Arbeitgeberpflichten, etwa eine Gefährdungsbeurteilung und die sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung nach DGUV Vorschrift 2. Alle Mitarbeiter verpflichtest du auf Datenschutz und Vertraulichkeit.

• Qualifikation: Welche Schulungen und Nachweise brauchst du oder dein Team, und bis wann? Für dich und alle, die an Beratung und Vermittlung mitwirken, gilt die Weiterbildungspflicht von 15 Stunden pro Jahr. Bei Ausschließlichkeitsvertretern stellt der Versicherer sicher, dass sie eingehalten wird. Plane die Zeit dafür ein.

Fazit

Gründung und Übernahme verlangen in den ersten 90 Tagen ganz unterschiedliche Schwerpunkte: Bei der Übernahme sicherst du den Betrieb und lernst den Bestand kennen, bei der Gründung machst du dich sichtbar und gewinnst Kunden. Was beide verbindet, ist der Schritt von der Vermittlung zum Unternehmen. Ein Plan über drei Jahre, eine vollständige Checkliste und ein ehrlicher Liquiditätsplan sind dafür das Fundament. Am Anfang ist die Zeit dafür am knappsten und der Nutzen am größten.